Ce este gestionarea cheltuielilor minore în software?

Cheltuielile minore sunt un termen des utilizat în domeniul achizițiilor, dar care în practică este rareori gestionat bine. Se referă la coada lungă a cheltuielilor mici și mijlocii care scapă procesului formal de achiziție și care, împreună, reprezintă o parte surprinzător de mare din bugetul total.

Ce sunt cheltuielile minore?

Regula Pareto se aplică și în achiziții: în medie, 20% dintre furnizori reprezintă 80% din cheltuieli. Ceilalți 80% dintre furnizori, coada lungă, sunt responsabili pentru doar 20% din buget. Dar acești 20% sunt împărțiți între sute de contracte mici, abonamente și achiziții ocazionale care sunt monitorizate cu greu.

În domeniul software, acest efect este și mai pronunțat. Gândește-te la:

• Un abonament Zoom care se reînnoiește automat de trei ani

• Zece unelte diferite de management al proiectelor folosite de echipe diferite

• Licențe Adobe pentru angajați care nu mai lucrează de mult în companie

• Unelte de nișă achiziționate odată pentru un proiect, dar niciodată anulate

De ce sunt greu de controlat cheltuielile minore?

Sunt trei cauze structurale pentru care cheltuielile minore scapă în multe organizații de sub control:

1. Lipsa unei viziuni centrale. Software-ul este achiziționat de diferite departamente, adesea prin card de credit sau factură directă, fără ca IT-ul sau departamentul de achiziții să fie informat. IT-ul fantomă crește neobservat.

2. Reînnoirile automate. Majoritatea abonamentelor SaaS se reînnoiesc automat. Fără verificări active, plătești an după an pentru același pachet, chiar dacă utilizatorii nu-l mai folosesc de mult.

3. Lipsa de putere de negociere. Contractele mici nu sunt negociate activ. Furnizorul stabilește prețul, iar clientul îl acceptă tacit.

Cum gestionezi cheltuielile minore?

Gestionarea eficientă a cheltuielilor minore în software începe cu trei pași:

Pasul 1: Inventariază. Fă o listă completă cu tot software-ul: ce unelte sunt folosite, de cine, câte licențe, care sunt costurile și când expiră contractele? Aceasta este baza pentru tot ce urmează.

Pasul 2: Analizează și consolidează. Identifică suprapunerile. Câte unelte de management al proiectelor există? Câte unelte pentru videoconferințe? Consolidează una sau două pe categorie și construiește putere de negociere cu furnizorii rămași.

Pasul 3: Negociază activ. Folosește consolidarea ca levier. Abordează furnizorii cu date concrete: acestea sunt uneltele pe care le folosim și aceasta este suma pe care suntem dispuși să o plătim. O firmă independentă precum SoftVaro oferă, în plus, transparență de piață pe care cumpărătorii interni o au rar.