Audituri software: cum funcționează și cum te protejezi?
Auditurile software sunt un model de afaceri dovedit pentru furnizori și o surpriză costisitoare pentru clienți. Cum funcționează un audit, ce furnizori îl efectuează și cum te poți proteja?
- 1 martie 2025
- 5 min
Un audit software este pentru multe organizații o surpriză neașteptată și costisitoare. Furnizorii trimit o notificare, solicită acces la utilizarea software-ului, iar rezultatul duce frecvent la majorări de costuri ce pot ajunge de la zeci de mii până la milioane de euro. Cum funcționează exact și cum te poți proteja?
Cum funcționează un audit software?
Aproape fiecare contract enterprise de software conține o clauză de audit. Aceasta îi oferă furnizorului dreptul de a verifica, după o notificare prealabilă, dacă utilizezi software-ul conform acordului de licență. În practică, un audit se desfășoară în trei etape:
Notificarea: Furnizorul sau o firmă de audit externă (adesea KPMG, Deloitte sau o agenție specializată) trimite o notificare formală de audit
Inventarierea: Ești solicitat să furnizezi informații despre instalările software, utilizatori, servere și mediile de implementare
Rezultatul: Auditorul compară utilizarea reală cu licențele achiziționate. Discrepanțele duc la majorări de costuri
De ce sunt tot mai frecvente auditările?
Auditurile software reprezintă pentru furnizori un model de business eficient. La clienții mari, auditul aduce aproape întotdeauna un câștig, modelele de licențiere sunt complexe, regulile se schimbă des, iar majoritatea organizațiilor nu mențin o evidență actualizată a licențelor.
Factorii care cresc riscul unui audit includ: apropierea de o reînnoire de contract, creșterea sau fuziunea organizației, achiziția furnizorului (de exemplu VMware de către Broadcom), sau lansarea de versiuni noi de produse cu condiții de licențiere modificate.
Cum te protejezi?
Cea mai bună protecție este pregătirea:
Menține o evidență actualizată a licențelor. Fii conștient ce ai achiziționat, ce este instalat și câți utilizatori activi există
Citește clauza de audit. Cât timp de notificare trebuie să ofere furnizorul? Cât poate dura auditul? Cine suportă costurile?
Nu răspunde imediat. După primirea notificării de audit ai întotdeauna timp să reacționezi. Solicită asistență din partea unei părți independente înainte de a furniza datele
Negociază rezultatul. Chiar și în cazul unui neconformități, majorările sunt negociabile. Furnizorul are interes să păstreze relația
Întrebări frecvente
Cele mai frecvente întrebări despre acest subiect.
Ce este un audit software?
Un audit software este o verificare formală efectuată de un furnizor de software sau un auditor extern pentru a confirma dacă o organizație folosește software-ul conform acordului de licență. Drepturile de audit sunt incluse standard în aproape toate contractele enterprise de software.
Ce furnizori efectuează audituri?
Aproape toți marii furnizori de software, precum Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, efectuează audituri frecvent la clienți. Furnizorii de nivel 2 și 3 o fac mai rar, dar dreptul de audit este întotdeauna prevăzut contractual.
Care sunt consecințele unui audit negativ?
Majorări de costuri și penalități, uneori de două sau trei ori prețul normal al licenței. În plus, furnizorul poate solicita achiziționarea imediată a licențelor suplimentare, pe termenii săi, fără posibilitatea de negociere.
Gata să economisești la software?
SoftVaro negociază pentru tine cea mai avantajoasă ofertă de la peste 4.000 de furnizori. Independent, transparent, în 24 de ore.